Viele Unternehmen wollen auch nach der Pandemie weiterhin ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten im Homeoffice zu arbeiten. Dies setzt jedoch eine datenschutzkonforme Umsetzung voraus.
Bereits bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice gilt es einige datenschutzrelevante Themen zu berücksichtigen. Angefangen mit der Arbeitsumgebung bis hin zur vertraglichen Gestaltung und Schulung der Mitarbeiter.
Um die datenschutzrechtlichen Anforderungen auch im Homeoffice zu erfüllen, empfiehlt es sich klare und verbindliche Regelungen für das Arbeiten von zuhause zu treffen. Diese sollten möglichst auch schriftlich erfolgen, z.B. in entsprechenden Homeoffice-Vereinbarungen mit den jeweiligen Mitarbeitern oder in gesonderten Datenschutz-Anweisungen.
Hierbei sollten insbesondere klare Regeln aufgestellt werden, wie der Arbeitsplatz zuhause ausgestaltet sein muss, damit Telefongespräche oder Videokonferenzen nicht durch unbefugte Personen (z.B. Familienmitglieder) mitgehört werden können. Auch sollte der Mitarbeiter verpflichtet werden, sämtliche Dokumente, sei es in Papierform oder aber auch digital, vor den Blicken Dritter zu schützen, z.B. durch Sperren des Notebooks beim Verlassen des Büros oder das Aufbewahren von Unterlagen in abgeschlossenen Schränken/Zimmern. Auch beim Transport von Papierdokumenten, digitalen Speichermedien oder Notebooks sollte darauf geachtet werden, dass diese beim Transport keinem erhöhten Risiko ausgesetzt werden, wie z.B. Liegenlassen im Auto oder Mitnahme zu Freizeitaktivitäten. Auch muss klar geregelt werden, dass Papierdokumente nicht einfach im Hausmüll zu entsorgen sind, die Entsorgung nach DIN-Norm 66399 gilt insoweit auch im Homeoffice.
Darüber hinaus ist auch auf eine technische sichere Umsetzung des Homeoffices zu achten. Hier gilt es diverse Frage zu klären, wie z.B. mit welchen Geräten darf der Mitarbeiter arbeiten? Wie greift der Mitarbeiter aus dem Homeoffice auf die Systemlandschaft im Büro zu? Laufen alle Dienste über eine ausreichend verschlüsselte Verbindung, z.B. mittels VPN? Auch sollte überlegt werden, ob und welche zusätzlichen Tools benötigt und wie diese datenschutzkonform einsetzt werden können. So sollte beim Einsatz von Videokonferenzsystemen z.B. darauf geachtet werden, die Privatsphäre des Mitarbeiters nicht einzuschränken, indem entweder der Mitarbeiter verpflichtet wird die Kameraausrichtung so zu wählen, dass ein neutraler Hintergrund zu sehen ist, oder aber die Software bietet die Möglichkeit den Hintergrund unkenntlich zu machen.
Fazit:
Eine datenschutzkonforme Umsetzung des Homeoffices ist möglich, jedoch sollten verbindliche datenschutzrechtliche Regelungen und sichere technische Voraussetzungen gegeben sein.
Unsere Datenschutzbeauftragten beraten Sie gerne bei der datenschutzkonformen Ausarbeitung Ihres Homeoffice-Konzepts und stehen für Fragen rund um das Thema Datenschutz im Homeoffice zur Verfügung.
Nürnberg, den 07.04.2022
Maria Schreider